세금계산서 발행방법과 홈택스 이메일 설정 팁

세금계산서 발행방법 중 부서별 이메일 분리 발행이 필요한 상황에서 홈택스를 통한 설정 방법과 실전 해결 과정을 생생한 경험 중심으로 알려드립니다.

같은 회사인데 이메일은 다르다?

회사 총무 업무를 맡은 지 얼마 안 됐을 때 일이었습니다.
청소용역 업체에서 "세금계산서는 어디로 보내드릴까요?"라는 질문을 받았는데,
A사무실 담당자와 B사무실 담당자가 서로 다른 이메일 주소로 받아야 한다는 겁니다.

처음에는 "동일 사업자번호니까 하나로만 받을 수 있는 거 아닌가?" 했지만,
현장 담당자들은 각자 정산해야 하니 분리 발행이 꼭 필요하다고 했습니다.

문제는 여기서 시작됐습니다.

홈택스 전자세금계산서 발행 메뉴로 들어가 보니,
기본적으로 등록되는 수신 이메일은 하나.

"자동으로 부서별로 나눠 보낼 수 없나?"
"메일 여러 개 등록해 놓고, 발행할 때 선택하면 되지 않을까?"

검색을 해도 확실한 답은 없었고,
홈택스 내에서는 자동 분리 발송 기능이 없다는 사실을 알게 됐습니다.

방법은 단순했습니다.
전자세금계산서를 발행할 때, 수신 이메일을 직접 입력하면 되는 것이었죠.

A사무실 건은 aoffice@회사메일.com
B사무실 건은 boffice@회사메일.com

발행할 때마다 메일 입력창에 해당 주소를 그때그때 넣어주는 방식이었습니다.

생각보다 불편하지 않았습니다.
한 번 입력해 놓으면 다음 발행 시 자동으로 저장되기도 했고,
발행 후 ‘메일 재전송’ 기능을 통해 이메일 주소만 바꿔서 재발송도 가능했습니다.

하지만 건수가 늘어나면서 슬슬 부담이 되기 시작했습니다.

예를 들어 청소비, 택배비, 차량 렌트비까지 부서별로 다 분리해서 발행해야 하니,
일주일에 수십 건을 처리하는 일이 되었습니다.

그래서 ERP 프로그램도 알아봤습니다.

더존, 웹케시 같은 서비스에서는
부서 코드별로 수신 이메일을 지정해서 자동 발행이 가능하다는 걸 알게 되었죠.

홈택스로만 해결하던 시절보다 효율이 훨씬 높아졌습니다.

처음에는 수신 이메일을 잘못 넣고 발행해버린 경우도 있었습니다.
"다시 수정할 수 있나?" 했는데, 홈택스에서는

이렇게만 하면 6개월 이내에는 재발송 가능했습니다.
그 이후에는 국세청 서버에 기록이 남아 변경이 불가능하다고 합니다.

이 사실을 알고부터는 발행 전 이메일을 한 번 더 확인하는 습관이 생겼습니다.

동일한 사업자번호라도 부서별 이메일로 세금계산서를 분리 발행할 수 있습니다.
홈택스에서는 건별 수신 이메일 입력 방식으로 해결 가능하며,
거래처 등록과 재전송 기능, ERP 연동 등을 통해 효율화할 수 있습니다.